ポータルサイトの運営を快適に!社内・社外との連携をサポートするツールをご紹介

ポータルサイトの運営は社内だけで完結するものとは限りません。
サイト自体の制作・改修やコンテンツ更新の委託など、社外に協力を求める場合もあるでしょう。
今回はその際に役立つツール(サービス)を紹介します。

もはや常識として認識されているファイル転送サービス

ファイルのやり取りはメールで行うケースが多いかと思いますが、サイズによっては送受信ができない場合があります。
そんなときはファイル転送サービスを使いましょう。(目安としては5MBを超えるファイル)

データ便

https://www.datadeliver.net/

ギガファイル

https://gigafile.nu/

両サービスともにパスワード設定や有効期限の指定が可能なのでセキュリティは万全です。
ドラッグ&ドロップで簡単にアップロードできるので大きいサイズのファイルにはファイル転送サービスの利用を徹底しましょう。
アップする際にファイルが壊れていないかなどの確認を忘れずに!

ディレクションに利用できるツールもたくさんあります

「連絡が行き届いていない(伝え忘れる)」「進行表などの書類が共有化されていない」など、運営の妨げになるような事が起きると致命的です。
クラウドで利用できるツール・サービスを用いて、運営体制をしっかり構築しましょう。

スムーズな連絡系統を確立できる「slack」

https://slack.com/intl/ja-jp/

招待制のコミュニケーションサービスです。
掲示板のような感覚で利用できるのでスピーディーでメールよりも直接的な意見交換ができると思います。
通知機能(プッシュ通知・メール送信)もついているので見逃しの軽減も見込めます。
積極的に利用しましょう!

進行表などはGoogleドライブで管理

https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

進行表やデバッグ・修正の確認表など、運営・制作に関わる書類をエクセルやパワーポイントなどで作成するケースが多いと思いますが、メンバー間で共有できていることが望ましいです。
Googleドライブならば上記のツールと同じ感覚で使用することができ、なおかつ共有化もできるので、こちらも必ず利用しましょう。
利用するにはGoogleのアカウントが必要になりますので、運営メンバー全員のアカウントはあらかじめ作成しましょう。

※Googleのツールに関しては下記もご参考ください。
ポータルサイト運営に使えるGoogle活用術

デザインに関することはコメント機能のついたものを利用

デザインに関する修正点や希望などを言葉だけ(メールのみ)で伝えるのは限界があります。
特に大事なコンテンツに関してはピンポイントでコメントができるサービスを利用する事が大事です。

in VISION

https://www.invisionapp.com/

アップしたデザイン(画像)の任意箇所にマークを付けてコメントができるので確実な指示・指摘が可能です。
メールで伝わるか伝わらないかとあれこれ考えて無駄に時間を消費してしまう方はこちらがオススメです。
無料版は利用制限があるのでご注意を。

Adove XD

https://www.adobe.com/jp/products/xd.html

Adove製品の中でも軽量で使いやすいXDですが、パスワードを設定したURLを発行できる機能があります。
こちらもマーク(ピン止め)してコメントができるのでかなり重宝します。
運営予算があればAdove製品の利用もご検討ください。

まとめ

日々進化し続けるWEBサービスなどを利用した方がはるかに効率的な運営が行える可能性がある中、ついつい使い慣れたツールのみを利用してしまいがちです。
定期的に運営状況を確認し、積極的にツールの見直しを行うことがポータルサイト運営には重要です。
使えるものはどんどん使っていきましょう。

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